Les termes suivants, lorsqu’ils débutent par une majuscule, ont le sens indiqué ci-dessous :

• « Organisme », « Nous », « Notre », « Nos » : le Collège Regina Assumpta, qui comprend aussi la Salle Marguerite-Bourgeoys, le Centre culturel et sportif Regina Assumpta et l’École de Musique Regina Assumpta.
• « Fournisseur de services » : toute personne physique ou morale qui traite des Renseignements personnels pour le compte de l’Organisme.
• « Bannière de témoins de connexion » : fenêtre réclamant Votre consentement à l’utilisation et à la collecte de certains Renseignements personnels sur le Site web.
• « Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels » : document décrivant Nos règles de gouvernance des Renseignements personnels (rôles et responsabilités, traitement des plaintes, formation, mesures de protection).
• « Renseignements personnels » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier directement ou indirectement, quel que soit son support ou sa forme.
• « Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne chargée d’appliquer la Politique, dont les coordonnées figurent à la section 1b).
• « Services » : les applications du Site web, Nos pages sur les réseaux sociaux et tous les programmes et services offerts, notamment : l’admission ; les services aux élèves inscrits et futurs élèves ; la vie scolaire ; les services aux parents ; l’accès au compte Coba ; l’information sur l’établissement et les services de Nos fournisseurs (cafétéria, uniformes, fournitures) ; l’information sur le Protecteur national de l’élève.
• « Site web » : le site du Collège https://reginaassumpta.qc.ca et le site de la Salle Marguerite-Bourgeoys https://sallemb.com/la-salle/.
• « Témoin de connexion » : fichier texte installé sur Votre appareil, pouvant contenir de l’information sur Votre historique de recherche, les pages visitées et Votre navigateur.
• « Traiter », « Traitement » : toute opération sur un Renseignement personnel (collecte, utilisation, conservation, destruction, communication, transmission).
• « Vous », « Votre », « Vos » : les personnes qui bénéficient de Nos Services, visitent le Site web ou utilisent les Services de l’Organisme.

3.1 Collecte de Renseignements personnels

3.1.1 Moyens de collecte

Nous collectons Vos Renseignements personnels de plusieurs façons :

• Automatiquement : lors de Votre connexion, via l’appareil que Vous utilisez ;
• Formulaires électroniques : lorsque Vous remplissez l’un de Nos formulaires ;
• Courriels : lorsque Vous Nous écrivez à une adresse disponible sur le Site web ;
• Témoins de connexion : voir la section 6 ;
• Partenaires : par les tiers qui collectent pour Nous (voir section 3.2).

Profilage et localisation. Notre Site web peut profiler Vos activités et Vous localiser via des témoins de connexion utilisés par des tiers (voir section 3.5). Ces fonctions sont désactivées par défaut ; Vous pouvez les activer dans la Bannière de témoins de connexion.

3.1.2 Renseignements personnels collectés

Selon Nos activités, Nous pouvons traiter les renseignements suivants. Le caractère obligatoire ou facultatif est indiqué pour chacun :

• Identification et coordonnées : nom, prénom, adresse postale, courriel, sexe, téléphone, identifiants et mots de passe, curriculum vitae, parcours professionnel, bulletins, lettre de motivation (obligatoire pour certains Services) ;
• Renseignements démographiques : âge, lieu de résidence (obligatoire pour certains Services) ;
• Renseignements techniques ou numériques : adresse IP, pages consultées, date et heure des visites, nombre de connexions, nom de domaine, site référent, navigateur, système d’exploitation et autres informations matérielles et logicielles (facultatif) ;
• Consentements à l’utilisation de témoins ou au traitement de Vos Renseignements personnels (facultatif — collectés seulement si Vous consentez) ;
• Renseignements nécessaires à la prestation des Services (obligatoire pour certains Services) ;
• Renseignements que Vous choisissez de fournir : formulaire en ligne, candidature, demande de bénévolat, sondage, communication avec Nos employés ou représentants (facultatif) ;
• Activités captées par Nos caméras de surveillance ;
• Renseignements financiers : numéro de carte de crédit pour les paiements en ligne, redirigés vers une plateforme de paiement (obligatoire pour certains Services).

Ces renseignements sont traités selon les fins énoncées à la section 3.4. Vous pouvez retirer en tout temps Votre consentement à une collecte facultative (voir section 3.3), sauf disposition légale ou contractuelle contraire.

3.2 Collecte de Renseignements personnels par un tiers

3.2.1 Portail Coba

Coba est une plateforme créée et gérée par Berger-Levrault. Cette entreprise peut collecter et Nous communiquer les renseignements suivants :

• Coordonnées et identifiants : noms et prénoms (élève, parents ou tuteurs), adresses, courriels, téléphones, dates et lieu de naissance (obligatoire) ;
• Renseignements démographiques : âge, date et lieu de naissance, langue parlée (obligatoire) ;
• Informations professionnelles et académiques : niveau de scolarité, formation, résultats scolaires (obligatoire) ;
• Informations disciplinaires : absences, retards, suivis pédagogiques et disciplinaires, plan d’intervention (obligatoire) ;
• Informations de paiement : frais de scolarité et supplémentaires, paiements en ligne, factures (obligatoire) ;
• Informations médicales : fiche santé (coordonnées d’urgence, diagnostics ou suivis pertinents, allergies alimentaires, dossiers d’accompagnement) (obligatoire) ;
• Demandes d’admission : documents requis, parcours scolaire antérieur (bulletins) (obligatoire) ;
• Renseignements nécessaires à la prestation des Services, ce qui peut inclure les renseignements collectés sur le portail du Centre culturel et sportif Regina Assumpta (contact, préférences d’inscription, historiques d’activités sportives) (obligatoire) ;
• Renseignements que Vous choisissez de fournir (facultatif).

Ces renseignements sont traités selon les fins énoncées à la section 3.4. Vous pouvez retirer en tout temps Votre consentement à une collecte facultative (voir section 3.3), sauf disposition légale contraire.

3.3 Refuser une collecte facultative

Vous pouvez refuser une collecte facultative :

• en n’inscrivant pas Vos Renseignements personnels dans Nos formulaires lorsque c’est indiqué comme facultatif ;
• en adressant une demande à Notre Responsable (coordonnées à la section 1b) ;
• en sélectionnant « refuser » dans la Bannière de témoins de connexion.

Vous pouvez aussi Nous transmettre Vos Renseignements personnels autrement que par le Site web : par courriel, par téléphone, ou en personne à la réception du Collège (entrée Sauriol).

3.4 Utilisation des Renseignements personnels

Nous utilisons Vos Renseignements personnels pour :

• exploiter, maintenir, superviser et améliorer Notre Site web ;
• protéger Nos élèves, Notre personnel et Notre propriété par caméras de surveillance ;
• Vous fournir Nos Services et exécuter Nos obligations contractuelles ;
• gérer la facturation et traiter les paiements ;
• traiter les plaintes et insatisfactions liées à la protection des renseignements personnels ;
• développer et offrir de nouveaux Services ;
• Vous envoyer messages, mises à jour et alertes de sécurité ;
• faire du marketing et du développement des affaires, si Vous y avez consenti ;
• répondre à Vos questions et Vous assister ;
• réaliser des recherches, analyses et statistiques liées à l’Organisme et à Nos Services ;
• détecter et prévenir fraudes, erreurs, pourriels, abus et incidents de sécurité ;
• toute autre fin permise ou imposée par la loi.

3.5 Accès, communication et transfert des Renseignements personnels

Nous pouvons donner accès à Vos Renseignements personnels à Nos employés et Fournisseurs de services qui en ont besoin pour exploiter le Site web, réaliser Nos Services ou Vous servir.

3.5.1 Accès dans l’Organisme

Vos Renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux administrateurs, employés ou représentants qui en ont besoin pour leurs fonctions, soit :

• Notre Responsable de la protection des renseignements personnels ;
• Nos services TI ;
• Notre personnel enseignant, le personnel des services aux élèves et le comité de direction (pour certaines informations académiques, pédagogiques ou disciplinaires de Coba) ;
• Notre personnel des services financiers ;
• Nos responsables de l’admission.

3.5.2 Communication à des tiers

Nous ne communiquons Vos Renseignements personnels à un Fournisseur de services que s’il s’est engagé par écrit à en assurer la confidentialité, par des mesures proportionnelles à leur sensibilité. Ces Fournisseurs ne peuvent les utiliser que selon Nos directives et aux seules fins prévues. Nous ne leur transmettons que les renseignements nécessaires à leur mandat et exigeons leur destruction dès la fin du contrat ou de leur utilité.

3.5.3 Fournisseurs de services et tierces parties

Nous pouvons faire appel à des Fournisseurs de services (gestion et sécurité informatique, marketing, analyse, hébergement, stockage). Cas possibles :

• Berger-Levrault Inc. : logiciel de gestion intégrée et de communication pédagogique via le portail Coba. Politique de confidentialité.
• Google Analytics (GA4) : analyse d’audience et statistiques. Ce témoin peut Vous identifier et profiler Vos activités (publicité ciblée) et communique Vos renseignements à Google selon la section 6.3. Politique de confidentialité ; tableau des témoins publicitaires (en anglais).
• Facebook et Instagram (Meta) : communication sur Nos Services. Politique de confidentialité.
• Vimeo : communication sur Nos Services. Politique de confidentialité.
• LinkedIn : échanges avec candidats ou prospects à des fins de recrutement. Politique de confidentialité.
• Microsoft (Outlook et suite Office) : stockage de documents et courriels. Toutes les catégories de la section 3.1 peuvent y être communiquées ou conservées. Politique de confidentialité.
• Chartwells : services de cafétéria. Politique de confidentialité.
• Metatracer : détection et gestion des Renseignements personnels pour assurer Notre conformité ; ne collecte que des renseignements d’identification.

3.5.4 Communication à l’extérieur du Québec

Nous pouvons communiquer Vos Renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Avant toute communication, Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour identifier les risques et les mesures de protection adéquates. La communication fait ensuite l’objet d’une entente écrite contraignant le tiers à respecter ces mesures.

3.5.5 Conformité légale et protection des droits

Nous pouvons communiquer Vos Renseignements personnels lorsque c’est autorisé, nécessaire ou approprié, notamment pour : répondre aux demandes des autorités publiques (y compris hors de Votre pays) ; protéger Nos activités ; Nous conformer à des procédures judiciaires ; protéger Nos droits, Notre sécurité et Notre propriété ainsi que la vie privée de Notre personnel ; protéger Votre vie privée et Vos droits ou ceux de tiers ; mettre en œuvre des recours ou limiter des dommages ; ou lorsque la loi l’exige.

3.6 Consentement

Sauf disposition légale contraire, l’Organisme obtient Votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer Vos Renseignements personnels. Si Vous Nous fournissez des renseignements sur d’autres personnes, Vous devez les avoir avisées et avoir obtenu leur consentement.

Nous solliciterons Votre consentement manifeste, libre et éclairé, donné à des fins spécifiques, avant tout usage ou communication à d’autres fins que celles prévues ici. Un consentement explicite sera demandé pour tout Renseignement personnel sensible. Chaque consentement est demandé en termes simples et clairs, distinctement des autres informations.

EN UTILISANT NOTRE SITE WEB OU EN NOUS TRANSMETTANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR COURRIEL OU FORMULAIRE, VOUS CONSENTEZ À CETTE POLITIQUE ET AU TRAITEMENT DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.

Si Vous n’y consentez pas, veuillez cesser d’utiliser le Site web. Sauf disposition légale contraire, Vous pouvez retirer Votre consentement en tout temps, sur préavis raisonnable. Le retrait peut rendre certaines fonctionnalités ou certains Services indisponibles.

3.7 Conservation des Renseignements personnels

Sous réserve des lois applicables, Nous conservons Vos Renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si Vous consentez à un autre usage. Pour plus d’information sur les durées de conservation, contactez Notre Responsable (section 1b).

Vous pouvez exercer les droits suivants en écrivant à Notre Responsable (coordonnées à la section 1b). Nous pouvons Vous demander de vérifier Votre identité au préalable.

• Être informé des Renseignements personnels que Nous détenons à Votre sujet, et de leur utilisation, communication, conservation et destruction.
• Accéder à Vos Renseignements personnels et en obtenir une copie.
• Faire rectifier, modifier et mettre à jour des renseignements incomplets, équivoques, périmés ou inexacts.
• Retirer ou modifier Votre consentement à une collecte facultative (section 3.1), en tout temps.
• Demander que Nous cessions de diffuser Vos renseignements et que Nous désindexions les liens rattachés à Votre nom, si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance.
• Demander la communication ou le transfert de Vos renseignements à une autre organisation, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Être informé de tout incident de confidentialité pouvant Vous causer un préjudice sérieux ; Nous tenons un registre des incidents.
• Porter plainte selon Notre Politique de gouvernance.
• Porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, selon les conditions prévues par la loi.

Ces droits s’exercent sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable.

Vous pouvez adresser toute plainte selon Notre Politique de gouvernance, ou toute question à Notre Responsable (section 1b). Un document d’identification peut Vous être demandé pour donner suite à Votre demande.

6.1 Distinctions entre Fichiers Témoins

Par catégorie :

• Strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement et à la sécurité du Site web (obligatoire) ;
• Performance : mesurent l’utilisation du Site web et les erreurs rencontrées (facultatif) ;
• Fonctionnalité : mémorisent Vos paramètres (mise en page, taille du texte, préférences, couleurs) (facultatif) ;
• Ciblage : suivent la navigation (pages visitées, liens suivis) (facultatif).

Par origine :

• Première partie : placés par le domaine de Notre Site web ;
• Tierce partie : placés par un autre domaine via Notre Site web.

Par durée :

• Persistants : restent sur l’appareil pour la durée spécifiée, activés à chaque visite ;
• De session : temporaires, supprimés à la fermeture du navigateur.

6.2 Consentement aux Fichiers Témoins

Nous demandons Votre consentement exprès avant de placer des Fichiers Témoins de Performance, de Fonctionnalité ou de Ciblage. Vous exercez Vos choix via la Bannière de témoins de connexion, qui apparaît à Votre première connexion et reste accessible.

Vous pouvez aussi configurer Votre navigateur pour être averti ou refuser certains ou tous les Fichiers Témoins. Leur désactivation peut nuire à Votre navigation et limiter certaines fonctionnalités.

Nous avons mis en place des mesures physiques, technologiques et organisationnelles pour protéger Vos Renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, divulgation, reproduction, utilisation ou modification non autorisés.

Mesures administratives : politiques et procédures de Notre programme de gouvernance de l’information qui encadrent l’accès, la communication, la conservation, la dépersonnalisation et la destruction des renseignements ; définissent les rôles et responsabilités du personnel ; établissent les procédures en cas d’incident ; et encadrent le traitement des demandes et plaintes.

Mesures techniques : technologie SSL (Secure Socket Layer) ; limitation des privilèges d’accès (section 3.5.1) ; systèmes de sauvegarde ; logiciels de surveillance de réseaux ; pare-feu.

Cette liste n’est pas exhaustive, vu la nature publique de la Politique. Malgré ces mesures, Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Si Vous croyez que Vos Renseignements personnels ne sont plus protégés, contactez immédiatement Notre Responsable (section 1b).

Nous pouvons modifier la Politique à tout moment, conformément à la loi. En cas de modification, Nous publierons un avis indiquant : la date de publication ; l’objet général des modifications ; la date d’entrée en vigueur ; et, le cas échéant, les motifs d’une modification en moins de quinze (15) jours.

Sauf urgence, l’avis sera publié et, si possible, communiqué par courriel au moins quinze (15) jours avant l’entrée en vigueur. Si Vous n’approuvez pas les nouvelles conditions, cessez d’utiliser le Site web et Nos Services. En continuant de les utiliser, Vous acceptez la nouvelle version.

Notre Site web peut contenir des liens vers des sites, produits ou services de tiers (les « Services de tiers »). Ces Services, que Nous n’exploitons ni ne contrôlons, sont régis par leurs propres politiques de confidentialité. Nous n’assumons aucune responsabilité quant à leur contenu et à leurs activités. La présente Politique s’applique uniquement à Nos Sites web et Services.

Si Vous avez moins de 14 ans, Vous ne devez pas Nous fournir Vos Renseignements personnels sans le consentement de Vos parents ou de Votre tuteur. Un parent ou tuteur qui apprend que son enfant Nous a fourni des renseignements sans consentement peut Nous contacter (section 1b) pour en demander la suppression.

Les lois du Canada et du Québec, à l’exclusion des règles de conflit de droit, régissent cette Politique et Votre utilisation de Notre Site web. Votre utilisation peut aussi être assujettie à d’autres lois locales, provinciales, nationales ou internationales.